Optical character recognition scant documenten en zet afbeeldingen van tekst om in bewerkbare informatie die software kan verwerken. Bij facturen plukt het systeem bedragen, data en leveranciersnamen van papier of PDF en zet die direct in je boekhoudprogramma.

Wat het je bespaart

Handmatig overtypen van factuurgegevens verdwijnt grotendeels, wat per factuur enkele minuten scheelt. Bij twintig facturen per week betekent dit maandelijks meer dan twee uur tijdwinst.

Typfouten in bedragen of rekeningnummers komen minder voor omdat de OCR consistent werkt. Dat voorkomt verkeerde betalingen en het gedoe om geld terug te krijgen.

Tekortkomingen

De kwaliteit hangt sterk af van hoe duidelijk het originele document is. Verfrommelde bonnetjes of slecht geprinte facturen leveren vaak foute uitlezingen op, waardoor je alsnog moet controleren.

Niet-standaard opmaak van facturen leidt tot verwarring bij de software. Wanneer leveranciers creatieve layouts gebruiken, herkent OCR soms het btw-nummer als factuurnummer of andersom, wat handmatige correctie vereist.